Tips & Trik Membuat Proposal Club Motor

Dalam mengadakan sebuah club event pasti membutuhkan dana yang besar, mengandalkan uang kas atau iuran dari anggota saja tentunya tidak cukup, perlu pihak pemberi sponsor untuk menunjang dana suatu kegiatan sebuah club. Dana tersebut tidak serta merta diberikan oleh pemberi sponsor kepada sebuah club, perlu permohonan dana tertulis supaya pemberi sponsor bisa mempelajari kemudian mempertimbangkannya.
Sekedar membagi pengalaman berikut beberapa tips mengajukan sponsor, semoga bermanfaat.

1. Jangan kirim proposal dalam bentuk soft copy
Proposal dalam bentuk softcopy adalah pengiriman dalam bentuk data digital berupa e-mail atau dalam bentuk CD. Mengirim proposal sebaiknya dalam bentuk hard copy atau dalam bentuk print out dan dijilid rapi, karena akan memperlancar proses persetujuan dari pihak yang akan mensponsori. Umumnya pihak pemberi sponsor akan malas untuk memeriksa dalam bentuk soft copy, atau biasanya banyak kesibukan sehingga tidak sempat mencetaknya
mengirim proposal dalam bentuk soft copy sama saja dengan pemohon menyuruh calon pemberi sponsor untuk mencetaknya terlebih dahulu, atau dengan kata lain "Mau minta tapi nyuruh dulu" hal demikian tidak baik secara psikologis. Proposal dalam bentuk cetak juga lebih kuat dalam kekuatan hukum karena ada proses penandatanganan dari pihak-pihak pemohon sponsor.

2. Bahasa yang digunakan adalah bahasa indonesia resmi.
Jangan gunakan bahasa gaul dalam pembuatan proposal, misalnya panggilan "Bro", "Bos", selain itu kurangi penggunaan istilah-istilah bikers yang tidak terlalu umum apalagi jika mengajukan proposal kepada suatu produk yang tidak ada hubungannya dengan otomotif, misalnya produk minuman ringan.

3. Jangan bertele-tele.
Sebaiknya buat tujuan kegiatan yang lebih spesifik, hindari uraian yang bertele-tele.

4. Jangan sebutkan nama kompetitor.
Dalam proposal jangan sekali-kali menyebutkan nama pesaing dari perusahaan calon pemberi sponsor, atau jangan menceritakan kejelekan kompetitor, hal demikian akan membuat calon pemberi sponsor beranggapan akan mengalami hal yang sama dengan kompetitor yaitu dijelek-jelekan setelah kerjasama selesai. misalnya club anda mengajukan sponsor kepada merk oli A, sementara anda menceritakan saat ini anda menggunakan merk oli B dan kualitasnya lebih jelek dibanding oli A. Satu hal lagi sebaiknya jangan tunjukan foto-foto yang mengandung unsur kompetitor.

5. Jika sudah ada sponsor lain sebaiknya dicantumkan.
Misalnya anda telah berhasil menggaet sponsor helm dan minuman ringan, maka cantumkan sponsor-sponsor tadi pada saat mengajukan kepada perusahaan oli, hal tersebut bisa memberi citra baik pada club motor anda bahwa event yang akan diselenggarakan berkualitas dan menjual sehingga bisa menggaet sponsor-sponsor tersebut.

6. Harus ada timbal balik.
Ceritakan keuntungan yang bisa didapat perusahaan jika memberikan dana kepada club anda, jangan ceritakan yang terlalu membuai mimpi, ceritakan yang real dan spesifik. misalnya jika club anda memakai produk sponsor maka perusahaan bisa sekalian meriset dalam pengembangan produk tersebut, dicantumkan logo sponsor pada material promosi, atau bisa juga anda sediakan tempat untuk menjual produk sponsor pokoknya hal-hal yang bisa membuat produk sponsor makin dikenal.

7. Buat paket-paket yang menarik
Buatlah pilihan-pilihan promosi yang menarik yang dikemas menjadi paket-paket menarik dari mulai paket yang mahal sampai dengan paket yang murah.
Misalnya: Paket A dengan harga Rp. 10 Juta, keuntungan yang bisa didapat misalnya logo sponsor di pasang pada semua material promosi (Umbul-umbul, spanduk backdrop panggung, brosur, undangan, kaos), nama sponsor disebutkan oleh MC saat acara berlangsung, Logo sponsor dicantumkan diwebsite club selama setahun, disediakan tempat untuk berjualan.
Kemudian Paket B dengan harga Rp. 7 Juta, keuntungan yang didapat misalnya mendapatkan tempat untuk berjualan dan logo dipasang pada umbul-umbul dan spanduk.
Paket C dengan harga Rp. 3 juta, keuntungan yang didapat misalnya hanya mendapatkan tempat jualan saja.

8. Buat susunan budget yang masuk akal.
Misalnya anda akan memanggil group band musik yang sedang populer, sementara club anda tidak mempunyai budget awal dan hanya mengandalkan dari sponsor, hal ini tidak akan masuk akal.

9. Event harus menarik dan berpotensi dikunjungi banyak orang.
Jangan terlalu berharap mendapat sponsor jika event club anda hanya dihadiri oleh segelintir orang dari club motor anda sendiri, biasanya perusahaan mempertimbangkan dari susunan acara, skala event, lokasi event, tamu yang akan diundang dan pengunjung umum yang akan datang pada event tersebut. Semakin banyak orang yang datang maka semakin baik juga unsur promosi yang didapat oleh perusahaan pemberi sponsor.

10. Ada hubungan baik dengan sponsor.
Seperti pada no. 4, jangan ceritakan kejelekan produk sponsor setelah event selesai, menjaga hubungan baik dengan bekas sponsor adalah modal yang baik ketika akan mengadakan event club selanjutnya. Menjaga hubungan baik juga bisa dilakukan dengan cara yang sederhana, misalkan club anda aktif pada website, facebook milik perusahaan sponsor, sering memberikan masukan yang membangun a lewat e-mail kepada sponsor adalah salah satu cara membina hubungan baik dengan sponsor.

11. Nilai pengajuan belum tentu disetujui semua.
Buat plan B jika nilai yang diajukan tidak seperti yang diharapkan, misalnya anda mengajukan 10 juta tapi hanya disponsori 2 juta, maka anda harus mempunyai alternatif acara disesuaikan dengan pengurangan dana tersebut. Perusahaan pemberi sponsor kadang-kadang mengganti uang seluruhnya atau sebagian dalam bentuk produk, maka pergunakan produk tersebut sebagai pemenarik acara, misalnya untuk hadiah doorprize.

12. Jangan kecewa jika ditolak.
Jika pengajuan sponsor anda ditolak, jangan langsung emosi, kecewa berat, pasti ada alasan tepat suatu perusahaan tidak mau mensponsori acara club anda, misalkan karena tidak sesuai dengan target market, sudah closing budget, atau bisa jadi kondisi keuangan perusahaan yang tidak memungkinkan. Berpikir positif jangan langsung menjelek-jelekan produk dari calon sponsor tersebut, karena hal ini bertentangan dengan nomor 9 yaitu menjaga hubungan baik dengan sponsor, teruslah berusaha boleh jadi pada event selanjutnya club anda akan disetujui oleh perusahaan tersebut.

13. Cantumkan Alamat serta Contact Person yang lengkap dan benar
Ini adalah hal yang sering terlewatkan, semenarik atau sebagus apapun proposal anda jika tidak ada contact person maka akan percuma. Cantumkan nomor telepon yang gampang dihubungi, pakailah sim card yang coverage areanya luas (jangan pake sim card yang promosi banyak tapi sinyal hanya dikota saja). Jika proposal Anda disetujui maka biasanya pihak perusahaan langsung menghubungi contact person yang tertulis di proposal, akan lebih baik jika mencantumkan alamat e-mail anda, tapi ingat harus sering-sering menge-check e-mail.

14. Jangan pakai jenis huruf yang aneh-aneh
Pakai huruf yang mudah dibaca seperti Arial, Times New Roman, Verdana, Tahoma. Proposal adalah jenis surat resmi jadi kesampingkan jiwa mudamu atau jiwa senimu karena belum tentu yang menerima proposal adalah orang muda, bisa jadi yang menerima proposal adalah orang tua dan sudah berkaca mata, tentu saja tulisan dengan huruf yang sulit dibaca akan mempersulit proses persetujuan oleh pihak pemberi sponsor. Share on Facebook